Factures clients ou fournisseurs, devis, contrats, documents administratifs ou comptables… La gestion des documents en entreprise peut vite se révéler un casse-tête. Par chance, des outils existent pour gagner du temps, faciliter les recherches et économiser du papier. La dématérialisation s’impose comme une solution incontournable pour transformer ses fichiers papier en documents numériques. Giga Média, votre spécialiste en matériel informatique, vous explique tout !
PDF : un format universel incontournable
Qui ne connaît pas encore, aujourd’hui, le format PDF (ou Portable Document Format) ? Chaque jour, les internautes du monde entier échangent, par mail ou par transfert via des plateformes spécialisées comme WeTransfer, d’innombrables fichiers professionnels et personnels en PDF. Son atout principal ? Il est universel ! En effet, un fichier PDF peut être ouvert sur tous types d’appareil – ordinateur, tablette ou smartphone – sans avoir besoin d’un logiciel spécifique, comme ça peut être le cas pour d’autres formats. Depuis des années, le PDF est donc le format privilégié de nombreux professionnels pour enregistrer et transmettre par mail un devis, un contrat ou une facture à leurs clients, sans avoir à débourser de frais pour l’impression ou l’envoi postal. Grâce à une option supplémentaire associée à l’outil approprié, il est même possible d’ajouter une signature électronique sur chaque fichier.
Le scanner, votre compagnon discret, mais efficace
Vous disposez de nombreux documents papier et vous souhaitez passer au tout numérique ? Un outil précieux vous facilitera la vie : le célèbre scanner, qui permet de numériser n’importe quel document papier et de l’enregistrer directement sur un ordinateur. Les imprimantes multifonctions en sont souvent équipées, ce qui évite l’accumulation d’appareils au bureau. Mais, depuis plusieurs années, le scanner se fait de plus en plus petit et discret pour accompagner les professionnels en déplacement, notamment les comptables ou les courtiers en assurances ou en prêts, lors de leurs rendez-vous chez leurs clients. Ainsi, un scanner portatif leur permettra de numériser les factures, documents comptables ou justificatifs sur place, sans avoir à repartir avec un épais dossier sous le bras. Certains appareils disposent même d’une option bien utile, appelée OCR. Cette reconnaissance optique des caractères permet de reconnaître les termes inscrits sur un document scanné pour pouvoir l’exploiter et identifier les mots-clés pertinents.
La GED, vos fichiers stockés en un seul endroit
Une fois ces documents numérisés, encore faut-il savoir où les conserver… Et la solution tient, elle aussi, en trois lettres : GED. La gestion électronique de documents permet de stocker de manière sécurisée tous vos fichiers professionnels – et ceux de vos collaborateurs – dans un espace partagé accessible aux personnes que vous aurez choisies. Cette base de données vous simplifiera la vie, puisque chaque élément pourra être classé dans le dossier qui lui convient et référencé grâce à des mots-clés qui faciliteront votre recherche. Malgré certaines idées reçues, la GED peut être utilisée par un travailleur indépendant, notamment s’il est professionnel libéral. En effet, le premier paramètre à prendre en compte pour déterminer si vous avez besoin d’une GED est le volume de fichiers que vous comptez y stocker. Et les métiers comptables, médicaux, administratifs ou de l’architecture concentrent énormément de documents.
Giga Média, votre expert en solutions de dématérialisation
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